Cambi assicurazione, ti trasferisci o semplicemente ti stanchi di ripetere lo stesso esame perché nessuno trova il referto dell’anno scorso. Prima o poi tutti hanno bisogno della propria storia clinica in mano. Quasi nessuno sa come chiederla.

La buona notizia: la richiesta è più semplice di quanto sembri, e il diritto è dalla tua parte.

Hai diritto a una copia

L’articolo 15 del RGPD ti dà il diritto di accedere ai dati personali, compresi i dati sanitari, che una struttura o uno studio trattano su di te. Il Garante per la protezione dei dati personali conferma che puoi ottenere copia di quei dati, e che la prima copia è gratuita.

Se serve per verificarne esattezza e intellegibilità, il titolare può (e spesso deve) consegnare copia integrale dei documenti, non solo un estratto dei campi.

Non devi giustificare la richiesta. Non serve un avvocato, una causa né un motivo speciale. Basta essere la paziente o il paziente.

Cosa chiedere, esattamente

« Mandatemi la cartella » produce spesso una cartella incompleta. Chiedi per voci:

  • diario clinico e note di visita del periodo che ti interessa;
  • prescrizioni e schede della terapia;
  • referti di laboratorio e di imaging, compreso il referto del radiologo, non solo l’immagine;
  • verbali operatori e descrizioni di procedure;
  • lettera di dimissione, se c’è stato un ricovero;
  • verbali di pronto soccorso.

Se ti serve solo un pezzo, dillo. « Tutta la documentazione della visita del 12 marzo 2024 » avanza più in fretta di una richiesta generica di dieci anni di storia.

I passi

1. Trova l’ufficio giusto. In ospedale la richiesta passa di solito dall’URP, dalla direzione sanitaria o dall’archivio cartelle. Nello studio piccolo si parla con la segreteria o con il medico.

2. Porta un documento con foto. La struttura deve verificare chi sei prima di consegnare dati sensibili. È una tutela tua.

3. Fai la richiesta per iscritto. Anche se accettano una richiesta verbale, scrivi: nome e cognome, data di nascita, codice fiscale, periodo, elenco dei documenti, data della richiesta. Chiedi protocollo o copia protocollata. Meglio richiamare esplicitamente l’art. 15 del RGPD.

4. Indica il formato. Il digitale arriva prima, non ingiallisce in un cassetto e sta sul telefono. Se i dati sono già elettronici, puoi chiederli in quella forma.

5. Conta i termini. Il titolare deve rispondere senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro un mese. Il termine può slittare di altri due mesi se la richiesta è complessa, ma te lo devono dire entro il primo mese. Segna la data in cui hai presentato l’istanza.

Quanto può costare

La prima copia dei dati personali è gratuita. Copie successive della stessa documentazione possono essere addebitate a un costo ragionevole. Se ti citano una cifra sproporzionata per un PDF, chiedi come è stato calcolato.

Quando la richiesta la fa un’altra persona

  • Un altro adulto per te: serve una delega che indichi la persona e i documenti, più il documento di chi ritira.
  • Cartella di un minore: la presenta chi esercita la responsabilità genitoriale, dimostrando il vincolo.
  • Cartella di una persona deceduta: l’art. 2-terdecies del d.lgs. 196/2003 regola l’accesso di chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli. Chiedi prima quali documenti chiede la struttura.

Se segui la salute di un genitore anziano, sistema la delega prima di averne bisogno. Una richiesta rifiutata per un foglio mancante è il viaggio perso più comune.

Cosa fare quando arrivano i file

È il passo che quasi tutte le guide saltano, ed è dove si perde il lavoro. Arriva la cartella, la butti in mail e due anni dopo stai richiedendo le stesse carte.

Dedica mezz’ora finché il contesto è fresco:

  • rinomina ogni file con data, tipo e professionista (2024-03-12-emocromo-dott-silva.pdf);
  • tieni un set per persona se gestisci più di una cartella;
  • conservalo dove apri senza rete, perché ambulatorio e pronto soccorso sono esattamente dove cade il segnale;
  • annota in una riga che cosa cercava quell’esame. Tra tre anni il numero da solo non dice nulla.

Come ti aiuta FichaMed

La copia ufficiale resta quella della struttura. Quello che l’app evita è richiedere lo stesso fascicolo tra due anni perché è scomparso in mail.

  • Ogni prestazione diventa una visita con data, professionista e una nota di quello che è successo.
  • Ogni medico resta con telefono e specialità, così non cerchi il biglietto in un cassetto.
  • Foto della ricetta nella visita stessa, prima che il foglio resti in farmacia.
  • Un PDF per specialità da portare alla visita successiva, invece di scorrere la galleria. Vedi come funziona l’esportazione.
  • Un profilo per persona, se tieni anche lo storico di un genitore o di un figlio.

I registri restano sul dispositivo e si aprono senza segnale. Niente account FichaMed e niente contenuto clinico inviato ai server dell’azienda.

Tre errori che rallentano la richiesta

  1. Chiedere «tutto» senza date. Più è vaga, più lenta è la ricerca in archivio.
  2. Non tenere il protocollo. Senza numero, ogni sollecito riparte da zero.
  3. Accettare solo carta. Una pila di fotocopie risolve il giorno della visita e crea il problema dell’anno dopo.

Questa è una guida pratica per ottenere documenti, non una consulenza legale o medica. Le regole interne variano tra strutture, e i casi particolari meritano un professionista.